e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye Programı Seçim Rehberi (2026)
e-Fatura programı seçerken en önemli ölçüt, belgeyi kestiğiniz ekrandan ayrı bir portala girmeden GİB’e iletebilmenizdir; bunun yanında entegratör, kontör maliyeti, gönderim sonrası durum takibi ve sahadan belge düzenleme yeteneğine bakın. Bu rehber 10 kriteri ve dört yaklaşımı (GİB portalı, özel entegratör portalı, programa bağlı e-dönüşüm, ERP modülü) karşılaştırır; her kriterde Sahatek’in neyi sunduğunu ve neyi sunmadığını da yazdık. Zorunluluk kapsamı ve eşikler GİB tarafından belirlendiği için kendi durumunuzda GİB’in güncel duyurularını (ebelge.gib.gov.tr) ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.
1. Hangi belge türlerine ihtiyacınız var?
e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye birbirinden ayrı belgelerdir; e-Serbest Meslek Makbuzu gibi başka e-belge türleri de vardır. Satın almadan önce işletmenizin düzenleyeceği ya da alacağı belgelerin tamamının kapsandığından emin olun. Aradaki farkı e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazımızda anlattık.
Sahatek’te e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye (gelen ve giden) düzenlenir. e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) bulunmaz; başka bir e-belge türüne ihtiyacınız varsa satın almadan önce bize sorun.
2. GİB bağlantısı nasıl kuruluyor: portal mı, özel entegratör mü?
e-belge göndermenin üç yaygın yolu vardır: GİB’in kendi portal uygulaması, GİB’den izin almış bir özel entegratörün hizmeti ya da (genellikle yüksek hacimli büyük işletmelerde) doğrudan entegrasyon. Program yalnızca belgeyi düzenler; belgenin GİB ile alışverişi seçtiğiniz bağlantı yolu üzerinden yürür. Entegratörü değiştirmenin ne kadar kolay olduğunu ve kontör fiyatlarının nasıl belirlendiğini sorun.
Sahatek, e-belgeleri GİB lisanslı özel entegratör altyapısı üzerinden iletir; Sahatek Ticari’de İzibiz, KolaySoft ve EDönüştür entegratör tanımları bulunur. Belgeleriniz ayrıca e-Portal girişlerinden de görüntülenebilir.
3. Faturayı kestiğiniz yerden mi gönderiyorsunuz?
Faturayı muhasebe programında kesip portala yeniden girmek hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Belgenin, düzenlendiği ekrandan doğrudan e-belge olarak gönderilebilmesi gerekir.
Sahatek’te fatura ön muhasebe programında bir kez kesilir ve e-belge olarak doğrudan gönderilir; ayrı portal, ayrı giriş ve ayrı veri girişi gerekmez. e-Dönüşüm, Sahatek Ticari ve Sahatek Mobil Satış ile birlikte çalışır.
4. e-Fatura mı e-Arşiv mi? Belge türünü kim seçiyor?
Alıcı GİB e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Bu kayıt sorgusunu her faturada elle yapmak zorunda kalmak, özellikle yoğun kesimlerde hata ve gecikme demektir; programın alıcının durumuna göre türü kendisinin seçip seçmediğine bakın.
Sahatek’te cari kartındaki GİB doğrulaması müşterinin e-Fatura posta kutusu olup olmadığını kontrol eder; belge türü buna göre otomatik belirlenir. Mobil satışta da aynı otomatik seçim çalışır, gönderim öncesinde cari zorunlu alanları kontrol edilir.
5. Sahadan ve internet yokken belge düzenlenebiliyor mu?
Plasiyer ya da şoför müşterinin kapısında fatura ve irsaliye kesiyorsa belgenin o noktada düzenlenip teslim edilebilmesi gerekir. Kapsama alanı dışında belgenin kaybolmadan beklemesi ve bağlantı gelince gönderilmesi de önemlidir.
Sahatek Mobil Satış’ta satış ya da irsaliye ekranında “E-Dönüşüm” seçilir; e-İrsaliye araç ve şoför bilgisiyle düzenlenir ve her plasiyere özel e-İrsaliye numara serileri tanımlanabilir. İnternet yoksa belge cihazda bekler, bağlantı gelince satış raporundan tek dokunuşla gönderilir. Çıktı Bluetooth yazıcıdan alınabilir ya da PDF olarak paylaşılabilir. Ayrıntılar: mobil satış programı.
6. Gönderim sonrası durum, ret ve iade takibi
Belgenin gönderilmesi işin yarısıdır; alıcıya ulaşıp ulaşmadığını, GİB’de hangi durumda olduğunu ve reddedilen ya da iade edilen belgeleri görebilmeniz gerekir. Aksi hâlde sorun ay sonunda fark edilir.
Sahatek’te giden e-Fatura ve e-Arşiv listelerinde belge numarası, ETTN, ulaşım tarihi ve GİB durum açıklaması görünür; ulaşmayan ve reddedilen belgeler filtreyle ayrılır, yanıt (log) raporu alınır.
7. Gelen belgeler ve toplu işlemler
Tedarikçilerinizden gelen e-Fatura ve e-İrsaliyeleri aynı yerden görebilmek ve ay sonunda yüzlerce belgeyi tek tek göndermek zorunda kalmamak iş yükünü belirler.
Sahatek’te gelen e-faturalar ve e-irsaliyeler aynı programdan görüntülenir; toplu e-dönüşüme çevirme ve toplu gönderim yapılabilir. Normal bir satış, mobilde sonradan e-dönüşüme çevrilebilir. Alış iadesi e-Fatura olarak, ihracat faturası ise programdan düzenlenir; birim ve ürün eşleştirme ekranı vardır.
8. Çıktı, şablon ve saklama
Fatura tasarımını kendinize göre düzenleyebilmek, PDF ve Excel çıktısı almak, e-Arşiv faturayı e-posta ile göndermek günlük işlerdir. e-belgelerin yasal saklama süresi ve saklamanın kimin sorumluluğunda olduğu ise mevzuata ve seçtiğiniz hizmete göre değişir; GİB mevzuatını esas alın.
Sahatek’te fatura, irsaliye ve fiş şablonları rapor tasarımcısıyla düzenlenir, raporlar Excel ve PDF olarak alınır, e-Arşiv fatura e-posta ile gönderilebilir, faturalar toplu yazdırılır. Saklama hizmetinin kapsamı ve süresi için satış görüşmesinde yazılı bilgi isteyin.
9. Maliyet: program, kontör ve kurulum birlikte hesaplanmalı
e-belge maliyeti çoğu çözümde program ücreti ile belge (kontör) ücretinden oluşur; kurulum, eğitim ve entegratör başvurusu ayrıca olabilir. Yıllık belge hacminizi çarparak toplamı hesaplayın.
Sahatek Ticari ve Mobil Satış kiralaması 1–3 kullanıcıda kişi başı aylık 800 ₺, yıllık 8.000 ₺’dir (KDV dahil); kullanıcı sayısı arttıkça kişi başı fiyat düşer, 10 ve üzeri kullanıcıda aylık 500 ₺ olur. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gönderimi kontör paketleriyle yapılır; güncel kontör fiyatları için 0850 532 76 90 numarasından bize ulaşın. Kullanıcı bazlı fiyat tablosu: fiyatlar.
10. Geçiş desteği ve teknik destek
e-dönüşüm başvurusu, ilk fatura ve ilk reddedilen belge anında sizi yalnız bırakmayacak bir destek ekibi arayın. Telefon, WhatsApp ve uzaktan bağlantı desteği ile adım adım eğitim videoları süreci kısaltır.
Sahatek başvurudan ilk faturaya kadar yanınızda olur; destek telefon, WhatsApp ve uzaktan bağlantıyla verilir ve 182+ eğitim videosu vardır. Sahatek 2010 yılından beri yazılım geliştirir. Bkz. teknik destek.
Yaklaşım karşılaştırması: e-belge göndermenin 4 yolu
| Yaklaşım | Uygun olduğu durum | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| GİB’in kendi portal uygulaması | Belge sayısı az, düzenli bir muhasebe programı gerekmeyen işletmeler | Belge portalda ayrıca girilir; programdan otomatik akış, toplu işlem ve saha kullanımı beklenmemelidir |
| Özel entegratörün kendi portalı | Yalnız belge gönderip almak isteyen, mevcut muhasebe programını değiştirmeyecek işletmeler | Fatura programda kesilip portala yeniden girilebilir; kontör ve portal ücretleri ayrı hesaplanır |
| Ön muhasebe / saha satış programına bağlı e-dönüşüm (Sahatek tipi) | Faturanın stok, cari ve kasa ile aynı kayıttan çıkmasını, sahadan belge düzenlemeyi isteyen KOBİ ve dağıtım firmaları | Programı değiştirmek gerekir; e-SMM gibi belge türleri ve büyük ERP süreçleri kapsamda olmayabilir |
| ERP’nin kendi e-dönüşüm modülü | Zaten büyük bir ERP kullanan, üretim ve çok şirketli yapıya sahip işletmeler | Lisans ve proje maliyeti yüksek olabilir; sahadaki mobil belge düzenleme ayrı modül gerektirebilir |
Sahatek bu rehberdeki hangi durumlarda uygun değil?
- e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) düzenlemeniz gerekiyorsa: Sahatek’te bulunmaz.
- Mevcut muhasebe programınızı koruyup yalnız bir e-Fatura portalı arıyorsanız: Sahatek’in e-dönüşümü Sahatek Ticari ve Sahatek Mobil Satış ile birlikte çalışır; bu kullanım biçiminin mümkün olup olmadığını önceden sorun.
- Resmî defter ve beyanname hazırlığı bekliyorsanız: Sahatek bir ön muhasebe programıdır; mali müşavirinizin kullandığı genel muhasebe programının yerine geçmez.
- Perakende kasasından e-Arşiv fatura kesmek istiyorsanız: Sahatek Market’te e-Arşiv bulunmaz; e-Arşiv ve e-Fatura Sahatek Ticari’dedir, ikisinin birlikte nasıl kurgulanacağını görüşmede netleştirin.
Bunların dışında ihtiyaçlarınız hazır pakette yoksa kurumlara özel yazılım geliştiriyoruz.
İlgili sayfalar
Sık sorulan sorular
e-Fatura programı seçerken en önemli kriter nedir?
Belgenin kesildiği ekrandan, ayrı bir portala girmeden GİB’e iletilebilmesi. Bunun yanında entegratör, kontör maliyeti, gönderim sonrası durum takibi ve sahadan belge düzenleme önemlidir.
e-Fatura programı ile özel entegratör arasındaki fark nedir?
Program faturayı düzenler; özel entegratör, GİB’den izin almış ve belgelerin GİB ile alışverişini sağlayan kuruluştur. Sahatek e-belgeleri GİB lisanslı özel entegratör altyapısı üzerinden iletir.
e-Arşiv fatura için ayrı bir program gerekir mi?
Hayır. Sahatek’te e-Fatura ve e-Arşiv ön muhasebe programından ve mobil satış uygulamasından, aynı satış ekranında düzenlenir; belge türü alıcının GİB kaydına göre otomatik seçilir.
Sahadan e-Fatura ve e-İrsaliye düzenlenebilir mi?
Evet. Sahatek Mobil Satış’ta satış ya da irsaliye ekranında “E-Dönüşüm” seçilir. İnternet yoksa belge cihazda bekler, bağlantı gelince tek dokunuşla gönderilir.
e-Fatura maliyeti nasıl hesaplanır?
Program ücreti, kontör (belge) ücreti ve varsa kurulum ücreti birlikte hesaplanmalıdır. Sahatek’te program kiralaması kişi başı aylık 800 ₺’den başlar (KDV dahil); e-belge gönderimi kontör paketleriyle yapılır ve güncel kontör fiyatları için 0850 532 76 90 aranır.
Sahatek’i 30 gün ücretsiz deneyin.
Kurulumu birlikte yapalım, ekibinize gösterelim. Sorularınız için bize telefon ya da WhatsApp’tan ulaşın.